Quels sont les avantages d’un logiciel de messagerie ?

À l’heure où les informations et les échanges circulent en un millième de seconde, les applications de messageries instantanées connaissent un essor sans précédent. En moyenne, un internaute utilise au quotidien plus de 6 messageries différentes, le logiciel de messagerie électronique se révèle être une solution indispensable. 

La gestion simultanée des applications de messagerie permet un véritable gain de temps et d’efficacité, surtout pour les particuliers ou les professionnels. Mais quels sont précisément les avantages des logiciels de messagerie ?

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Logiciel de messagerie : une technologie qui ne cesse d’évoluer

Les logiciels de messagerie, aussi appelés « clients email » ou « courrielleurs » ont pour vocation de réunir les messages électroniques de diverses applications. Le client de messagerie tel qu’Unipile n’inclut pas exclusivement les discussions instantanées et les SMS, il concerne aussi les mails, les appels téléphoniques, les agendas et les applications collaboratives comme Discord, Team ou encore Slack.

Tandis que ce genre de logiciels existe depuis les débuts du web, leur rôle ne cesse d’évoluer pour s’adapter aux besoins actuels. D’abord lancé en 1989, le premier logiciel de messagerie a laissé sa place à Outlook Express (1996) qui a conquis les utilisateurs. L’objectif d’un client email a toujours été le même : un avantage de temps, de traitement et de gestion. De nos jours, le logiciel de messagerie arbore plus de fonctionnalités, dont certaines qui représentent des atouts indéniables.

Centraliser tous les messages instantanés

L’un des atouts phares d’un logiciel de messagerie est sa capacité à regrouper tous les messages en un seul et même endroit. Sur une seule interface, un logiciel de messagerie regroupe tous les messages provenant de différentes applications ; boite mail, WhatsApp, SMS, Messenger, Facebook, Linkedin, Twitter…

Grâce à cette fonctionnalité, les logiciels de messagerie se positionnent comme solution de gestion efficace et pratique pour consulter, envoyer, répondre et voir chaque message. Sur la même interface, l’historique des échanges et des fichiers associés est également disponible, au même titre qu’une liste de contacts exhaustive.

Une barre de recherche est présente afin de procéder à une recherche de contacts ou de documents dans l’entièreté des messages. Il est aussi possible de regrouper toutes les informations relatives à sa liste de contacts sur cette même interface : journal d’appel, adresse email, numéro de téléphone, etc.

Planifier et procéder à la gestion de sa journée

Cela peut paraître déroutant, mais pourtant, un logiciel de messagerie permet d’organiser son travail au quotidien. Cette capacité fait partie des avantages non négligeables des logiciels de ce genre. En effet, les agendas en ligne comme Google ou Microsoft peuvent être connectés au client de messagerie. Ainsi, les messages sont reliés à l’agenda et vice versa, ce qui permet de créer un nouvel espace de travail et de mener à bien les tâches en cours sans oublis.  

Cet atout est idéal en entreprise et dans le secteur professionnel, car il devient possible de synchroniser les agendas des membres d’une même équipe. Un flux collaboratif est créé, ainsi un grand espace dédié au travail en groupe se met en place ; possibilité de commenter, d’échanger des informations, d’assigner des tâches, d’envoyer des fichiers…

Des fonctionnalités diverses pour faciliter le quotidien

Grâce à un éventail d’innovations, les logiciels de messagerie offrent aussi de petites fonctionnalités qui confèrent une praticité journalière.

Prévenir d’un message sans réponse

L’activation d’une simple option d’un logiciel de messagerie notifie si l’un des messages envoyés n’a pas reçu de réponse. Automatiquement, une entreprise ou un particulier peuvent ainsi être informés des messages sans réponses, évitant ainsi de toujours vérifier en vain la boîte de réception d’une application.

Relever et analyser les statistiques

Un logiciel de messagerie électronique propose un contrôle des données et une analyse. Les utilisateurs peuvent visualiser plusieurs informations, dont le volume des échanges, les principaux destinataires, les expéditeurs les plus actifs et les tâches les plus chronophages.

Ce flux d’informations est tout d’abord utile pour comprendre la composition de son temps de travail ou de celui d’une équipe. Le logiciel de messagerie électronique dispose d’un tableau de bord par équipe qui sert à identifier les sources dynamiques, les périodes de charge, les points de difficultés et les temps de retours. Localiser les points forts et ceux à améliorer devient chose facile grâce à ces fonctionnalités.

Utiliser un modèle de message préconstruit

Il arrive parfois d’envoyer plusieurs messages qui contiennent le même corps d’informations, voire absolument le même excepté le nom du destinataire. Afin de gagner du temps et d’éviter la réécriture du message, les clients de messagerie offrent des modèles de messages personnalisables.  

Accéder aux messages de manière déconnectée et sécurisée

Via un logiciel de messagerie, tous les messages sont stockés sur les appareils et peuvent être consultés même sans connexion internet. De la même manière, toutes les données des messageries sont stockées sur mobiles ou ordinateurs, ce qui veut dire qu’aucune information n’est présente sur un quelconque serveur externe.

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